Частой проблемой, с которой сталкиваются  посетители отдела ЗАГС, является несоответствие сведений в личных документах. Написание фамилии, имени или отчества, места или даты рождения в одном документе не соответствуют написанию в другом. И граждане замечают это не сразу или считают несущественной опиской. А проблемы возникают при их обращении с этими документами в государственные и негосударственные органы для начисления пенсии, установления наследства, подтверждения родства и т.п. Так, по итогам 2019 года отделом ЗАГС администрации Янтиковского района принято и рассмотрено 49 заявлений о внесении исправления или изменения в записи актов гражданского состояния, 48 из которых удовлетворены, по 1 вынесено заключение  об отказе. 

Каждый акт гражданского состояния подлежит государственной регистрации, которая устанавливается в целях охраны имущественных и личных неимущественных прав граждан. И в случае порчи или утраты первично выданного свидетельства заинтересованные лица вправе получить повторное свидетельство. Но в любом случае оно будет содержать только те данные и в таком виде, как они отражены в записи акта гражданского состояния. Так, если ранее имена Семен и Семён, отчества Геннадьевич и Геннадиевич, фамилии Федоров и Фёдоров считались тождественными, то в настоящее время требуется вносить исправления в записи актов и приводить документы в  соответствие. Актовые книги до 60-х годов прошлого столетия не имели граф «Отчество» и «Место рождения», в то время как в первично выданном свидетельстве о рождении эти данные указывались. Но, когда граждане, родившиеся в эти годы, обращаются в ЗАГС за повторным свидетельством о рождении, то бывают очень удивлены, что в нём отсутствуют данные его отчества и места рождения. Стоит еще раз напомнить, что в наше время это не личная инициатива работников отдела ЗАГС, а требование законодательства, устанавливающего правила оформления свидетельств.

Внесение исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния производится при наличии оснований и при отсутствии спора между заинтересованными лицами. Во всех указанных выше и им подобным случаях основанием для внесения исправления или изменения в запись акта гражданского состояния является заключение органа ЗАГС, которое может быть составлено только при соблюдении нижеперечисленных условий.

Во-первых, должно быть подано заявление о внесении исправлений или изменений в орган ЗАГС и уплачена государственная пошлина в размере 650 рублей (ст. 333.26 НК РФ). От уплаты госпошлины заявитель освобождается, если  ошибка в записи акта допущена по вине работников, производящих государственную регистрацию актов гражданского состояния, а также за внесение изменений в случае дополнений отчества ребёнка и места его рождения, если данные не предусматривались формой записи акта о рождении на момент его составления. Полный перечень льгот при государственной регистрации актов гражданского состояния указан в ст. 333.39 НК РФ.

Во-вторых, одновременно с подачей заявления должны быть представлены свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, которое подлежит обмену в связи с внесением исправлений или изменений в запись акта гражданского состояния, и документы, подтверждающие наличие основания для внесения исправления или изменения, а также документ, удостоверяющий личность заявителя.

В-третьих, заявление подается в орган ЗАГС по месту жительства заявителя или по месту хранения записи акта гражданского состояния, подлежащей исправлению.

Кроме того, обратиться в орган ЗАГС с заявлением о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния может только заинтересованное лицо. Чаще всего оно определяется как лицо, в отношении которого была составлена запись акта, родители (лица, их замещающие) несовершеннолетних лиц, опекуны недееспособных лиц, родственники умершего лица или другие лица, документально подтвердившие свою заинтересованность.

Заявление о внесении исправления или изменения в запись акта гражданского состояния должно быть рассмотрено органом ЗАГС в месячный срок, который начинается с момента регистрации поступившего заявления. Продление срока возможно при наличии уважительных причин, которые указываются руководителем органа ЗАГС, например, направление соответствующего запроса и неполучение ответа на него в течение одного месяца. Если заявителю будет отказано во внесении исправления или изменения в запись акта (а такое возможно), руководитель органа ЗАГС обязан сообщить причину отказа в письменной форме, а документы, представленные при подаче заявления, подлежат возврату. Отказ может быть обжалован заявителем в суде по месту жительства.