День архивов, отмечаемый ежегодно в России 10 марта, является значимым и для работников органов ЗАГС, ведь их деятельность неразрывно связана с архивными документами, так как книги государственной регистрации актов гражданского состояния, которые ежедневно пополняются новыми записями, хранятся в органах ЗАГС до передачи их в архивные учреждения в течение 100 лет.

Архивный фонд отдела ЗАГС – это кропотливый труд по учету, обработке, хранению и поддержанию записей актов в актуальном состоянии. На сегодняшний день архивный фонд отдела ЗАГС администрации Янтиковского муниципального округа насчитывает более 490 актовых книг, которые хранятся в отдельном, специально оборудованном помещении, отвечающем современным требованиям. Это настоящий информационный центр, отражающий все этапы жизни жителей нашего округа, начиная с 1926 года. Более ранние актовые книги переданы в Государственный исторический архив Чувашской Республики.

Внедрение Федеральной государственной информационной системы «Единый  государственный реестр записей актов гражданского состояния» (ЕГР ЗАГС)  в 2018 году и принципа экстерриториальности в 2022 году ввели новшества в работу с архивным фондом для работников органов ЗАГС. Теперь в первые экземпляры актовых записей на бумажных носителях, хранящихся в архиве отдела, и их электронный вариант вносятся служебные отметки о выдаче повторных свидетельств, справок, внесении исправлений, изменений, дополнений и др. не только выданных в отделе ЗАГС, но и по извещениям, присланным из органов ЗАГС республики и других субъектов РФ в системе ЕГР ЗАГС. После внесенных отметок электронные записи актов подписываются ЭЦП, на бумажном носителе внесенные изменения скрепляются подписью руководителя и печатью.

По итогам 2022 года из архива отдела ЗАГС выдано 140 повторных свидетельств,  405 справок о государственной регистрации актов гражданского состояния, внесены исправления, изменения, дополнения в 120 записей актов, проставлено различных отметок в 484 записи акта, по 142 записям актов предоставлены сведения на запросы уполномоченных органов.

Наша задача – бережно относиться к прошлому, добросовестно трудиться сегодня и в сохранности передать документы будущему поколению.

Желаем коллегам здоровья, благополучия и успехов в работе!