1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации и создания оптимальных условий для их хранения в текущем году закартонированы в районном архиве дела на бумажной основе в количестве 3139 ед.хранения, из организаций-источников комплектования районного архива поступили в закартонированном виде 216 единиц хранения. Всего в архиве закартонировано 11760 единиц хранения (47% от общего количества дел).

Проверено наличие и физическое состояние дел 18 фондов (№ 1-18) в количестве 3256 единиц хранения.

По итогам проверки наличия дел фондов обнаружены:

 - в фонде № 1 «Колхоз «Мир» Янтиковского района Чувашской АССР» 2 ед.хранения управленческой документации (акт об обнаружении № 1 от 25.03.2020),             

- в фонде № 3 «Колхоз «Социализм» Янтиковского района Чувашской АССР» 9 единиц хранения, в том числе 2 единицы управленческой документации (акт о технических ошибках  № 1 от 12.05.2020), 7 единиц по личному составу (акт об обнаружении № 2 от 12.05.2020).

В фонде № 1 «Колхоз «Мир» Янтиковского района Чувашской АССР» не обнаружена 1 единиц хранения управленческой документации. Проводится розыск документа.

2. Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами

В соответствии с графиком согласования номенклатур дел, проверок состояния работы с документами в организациях, упорядочения и приема-передачи документов и в связи с отсутствием условий хранения документов в организациях осуществлен прием документов из 7 организаций-источников комплектования районного архива в количестве 372 ед.хранения за 1973-2020 годы.  

В целях сохранения документов ликвидированных и реорганизованных предприятий проводится мониторинг Единого федерального реестра сведений о банкротстве. Ведется работа по оказанию организационно-методической помощи специалистам и руководителям ликвидируемых организаций для своевременной передачи документов по личному составу в муниципальный архив. В 2020 году заключен договор с ликвидированной организацией ООО «Металл-сервис» о передаче документов по личному составу на хранение в муниципальный архив (6 единиц хранения за 2016-2019 гг.).

Утверждены (согласованы) в ЭПК Минкультуры Чувашии описи дел АУ «Редакция Янтиковской районной газеты «Ял есчене» («Сельский труженик») Мининформполитики  Чувашии (94 ед.хр.), Янтиковской ТИК по выборам в органы местного самоуправления  (3 ед.хр.), ООО «Металл-Сервис» (6 ед.хр.).

Проведены комплексные ознакомления делопроизводством МБОУ ДО «Детско-юношеский центр творческого развития», МБОУ «Янтиковская СОШ».

В первом квартале т.г. проведено совещание с работниками МКУ «Централизованная бухгалтерия Янтиковского района» по вопросам обеспечения сохранности документов в источниках комплектования районного архива. Согласованы номенклатуры дел 5 организаций, включенных в график на 2020 год, и обновлены инструкции по делопроизводству 6 организаций.

3. Создание НСА к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, ведение автоматизированного учета и НСА

В области создания информационно-поисковых систем осуществлена работа по описанию безхозных документов ликвидированных сельхозпредприятий «Ишино», «Ута», колхозов «Мир», «Заря» в количестве 939 дел, ведется работа по составлению научно-справочного аппарата к фондам.

4. Информационное обеспечение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

В области информационного обеспечения и использования архивных документов, а также в целях популяризации деятельности муниципального архива, в 2020 году проведены 9 информационных мероприятий, в т.ч.:

- проведено одно совещание с работниками централизованной бухгалтерии Янтиковского района;

- организована ознакомительная экскурсия с участниками совещания и выставка архивных документов;

- на сайте Янтиковского района размещены девять информационных статей о работе районного архива и проведенных мероприятиях.

В районном архиве работали 16 исследователей по материалам районной газеты «Ял есчене», документам сельских Советов Янтиковского района Чувашской АССР, колхозов и совхозов. Им выдано на ознакомление 231 документ.

Наибольший объем рабочего времени занимает исполнение запросов, обращений граждан, связанных с подтверждением стажа работы, размеров заработной платы и других сведений, необходимых для установления и перерасчета пенсий, реализации прав на получение льгот и гарантий в соответствии  действующим законодательством. За 2020 год поступило 550 запросов. Исполнено 555 запросов, из них социально-правовые – 524, тематические – 31, в т.ч. отрицательные - 66 запросов. По программе Vip NetClient  поступило 142 запроса, через МФЦ – 66 запросов.

5. Развитие и укрепление материально-технической базы

В целях укрепления материально-технической базы муниципального архива отремонтированы помещение для второго архивохранилища и коридор площадью 115,80 кв.м. Архивохранилище № 2 оборудовано металлическими стеллажами общей протяженностью 384 пог.м. и металлическими шкафами (2 шт.), установлены противопожарные двери в архивохранилище (2 шт.).

Приобретены 425 шт. архивных коробов.

На 1 января 2021 года площадь архива составляет 181,4 кв.м, в том числе площадь архивохранилищ – 148,6 кв.м. Для хранения архивных документов два архивохранилища оборудованы стандартными двусторонними металлическими стеллажами общей протяженностью 792 пог.м. Степень загруженности архива составляет 42%.

В архиве числятся 152 фондa, 24939 единиц хранения (в т.ч.: управленческая документация – 18741 единица хранения, по личному составу – 6198 единиц хранения).