В соответствии с утвержденным планом работы Янтиковским районным архивом в декабре 2021 года проведена ежегодная паспортизация организаций-источников комплектования муниципального архива (всего 49 организаций). Паспортизация проведена в 49 организациях (6 государственных, 36 муниципальных, 7 частных).  В 45 организациях имеются утвержденные номенклатуры дел, в 40 организациях инструкции по делопроизводству.

По итогам паспортизации выявлено, что объем документов, находящихся на временном хранении в организациях, составляет 4116 ед. постоянного хранения, 4477 ед.хранения по личному составу. Сверх установленного срока в организациях хранятся 1561 ед. управленческой документации за 2006-2018 гг.  

В 2021 году полностью подготовили документы к передаче на постоянное хранение в архив следующие организации: отдел образования администрации района (по 2020 год), БУ «Янтиковский центр социального обеспечения населения (по 2020 год), Прокуратура Янтиковского района (по 2018 год), СХПК «Красная Чувашия» (по 2018 год), Собрание депутатов и администрация Алдиаровского сельского поселения (по 2017 год).

С каждым годом увеличивается  количество дел, хранящихся сверх срока хранения в организациях (2018 - 965 ед.хр.; 2019 – 1167 ед.хр., 2020 – 1354 ед.хр.)

Это связано с тем, что организации несвоевременно проводят работу по упорядочиванию документов, а в некоторых организациях документы не обработаны с 2006 года. Такое отношение руководителей и работников архивных служб  создает прямую угрозу утери документов, имеющих научно-практическое значение.

 В соответствии с законодательством об архивном деле муниципальные учреждения после 5 лет ведомственного хранения управленческие документы должны сдавать в районный архив, гос.учреждения – после 10 лет хранения.

В целях планомерной организации соответствующей работы ежегодно составляется график упорядочения и приема-передачи документов в районный архив. В 2022 году в график включены 5 организаций:

1-2/ Собрание депутатов и администрация Чутеевского сельского поселения - за 2013-2019 гг.

3-4/ Собрание депутатов и администрация Ян-Норвашского сельского поселения - за 2011-2019 гг.

3/ БУ «Янтиковская районная станция по борьбе с болезнями животных» Госветслужбы Чувашии - за 2012-2019 гг.

В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 22.10.2004                     № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения своевременно должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу управленческих документов на постоянное хранение в муниципальный архив. При ликвидации организаций в архив сдаются в упорядоченном состоянии управленческие документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли.

В связи с преобразованием муниципальных образований в Янтиковский муниципальный округ администрациям района и сельских поселений  необходимо подготовить всю документацию к передаче на муниципальное хранение до завершения процедуры ликвидации организации.

Архивные документы подлежат упорядочению и описанию в соответствии с требованиями архивных правил:

1/ оформление дел;

2/ составление описей дел и научно-справочного аппарата к ним;

3/ утверждение (согласование) описей в ЭПК Минкультуры Чувашии;

4/ составление акта приема-передачи документов.

На официальном сайте района в разделе «Архивное дело» размещены Методические рекомендации по передаче документов в муниципальный архив.

В марте т.г. запланирован обучающий семинар по вопросам делопроизводства и архивного дела.

Специалист Янтиковского районного архива на постоянной основе оказывает методическую помощь работникам организаций-источников комплектования по обработке документов, составлению научно-справочного аппарата.